Si tu empresa suele organizar eventos de trabajo, pero no siempre dan el resultado que se les presupone, quizás debas poner atención a unos cuantos aspectos clave como los que recopilamos aquí desde MHeventos, expertos en alojar y preparar reuniones corporativas en Madrid, en mitad de la Sierra Norte.
Tras más de 15 años organizando actividades para empresas, ofreciendo alojamiento y servicios de restauración a grupos de trabajo, poniendo nuestras salas y resto de espacios a su disposición, y diseñando propuestas de team building en la naturaleza, podemos afirmar que tenemos una “ligera” idea de lo que se necesita para que una reunión sea realmente eficaz y provechosa. Te lo contamos.
1. Previsión y organización ante todo
Imprescindible la previsión con tiempo y la completa planificación del evento con suficiente antelación; ya se sabe que procrastinar, así como las prisas de última hora, nunca es bueno. Aunque se tratase de una sencilla reunión de un par de horas o media jornada, se debe, por tanto, establecer sus objetivos y definir los asistentes. Y, cómo no, organizar las reservas pertinentes de los espacios, el alojamiento e incluso el transporte, si se prevé un evento de varios días.
Somos conscientes de que todos estos trámites suponen un trabajo extra para aquel que se encargue de organizar el evento. Precisamente por esta razón, se requiere tiempo “de maniobra” para que esas reuniones de trabajo no sean un caos. Y de paso, confirmación de los asistentes.
2. Una agenda clara es imprescindible
Una vez esté todo bien planificado (objetivos y contenidos, quiénes asistirán, duración del evento, reserva del alojamiento, elección de menús, etc.), toca definir una agenda de trabajo lo más clara y detallada posible.
Desde nuestro espacio para reuniones corporativas en Madrid, sabemos que la improvisación en este tipo de eventos no suele funcionar. No seguir un guión preestablecido puede hacer que los objetivos se diluyan, los asistentes se despisten, y los resultados no sean, en consecuencia, los esperados. En resumen, tiempo, dinero y esfuerzo perdidos.
3. El lugar también es importante
Uno de los motivos por los que muchas empresas eligen nuestros alojamientos para reuniones corporativas en Madrid es, simplemente, nuestro emplazamiento. Porque el lugar puede ser determinante para conseguir un mayor rendimiento y eficacia de los equipos.
Imagina una reunión de trabajo que se celebra en la oficina, un rato antes de que acabe la jornada laboral de los asistentes, y que si se dilata puede acabar consumiendo parte de su tiempo libre.
Piensa ahora en una reunión de trabajo en plena naturaleza, en un ambiente diferente al habitual, en un entorno tranquilo y con espacios rodeados de hermosas vistas. El rendimiento, seguro que coincides con nosotros, no puede ser el mismo que en el anterior supuesto. Con un equipo más relajado, más distendido, más motivado, los resultados mejorarán notablemente.
4. Planificación realista de los horarios
El tiempo es realmente importante y la brevedad en las reuniones de trabajo es, a veces, directamente proporcional a su eficacia; o casi. Eso no significa que no se deban celebrar eventos de varios días, ni mucho menos. Lo que queremos decir es que cada una de las sesiones ha de ser clara y sucinta en la medida de lo posible. Nada recomendables las reuniones de tres o cuatro horas seguidas sin pausas significativas; perderás la atención de los asistentes mucho antes de lo que crees.
Por otro lado, la puntualidad tanto al comienzo como al final de cada sesión es un imprescindible que no se debe pasar por alto.
5. Es necesario fomentar la participación
Siguiendo con la variable tiempo, procura que las exposiciones sean breves. Evita, por lo tanto, que se conviertan en auténticos soliloquios, en los que más de uno desconectará rápido. Así, te aconsejamos exponer claramente los puntos a ver o a debatir, y fomenta cuanto puedas la participación e interacción con los asistentes. Además de conseguir que la reunión sea más amena, puede que afloren muchas y muy buenas ideas.
Eso sí, mantente siempre dentro de la agenda preestablecida y procura que el tema no se desvíe de lo que estaba planificado. Posiblemente surjan tópicos y discusiones interesantes, pero mejor anotarlos y dejarlos para el final (si sobra tiempo) o para la siguiente reunión.
6. El resumen del día que no falte
Al final del día, conviene hacer un pequeño resumen y valoración de lo que se ha hecho. Ver si se han conseguido los objetivos y si puede haber preguntas, comentarios o sugerencias sobre los temas tratados.
Desde nuestro espacio para reuniones corporativas en Madrid, sabemos que la monitorización de este tipo de eventos de trabajo resulta verdaderamente útil. Y no únicamente porque se evalúa si la reunión ha resultado satisfactoria, sino también porque encontraremos los errores o factores a mejorar de cara a la siguiente jornada de trabajo o, en su defecto, al próximo evento de trabajo.
7. Team building, ¿por qué no?
Uno de los servicios que ofrecemos en nuestra finca para reuniones corporativas en Madrid, y una de nuestras especialidades más demandadas por las empresas. El team building es, sin duda, una de las claves para cohesionar a los equipos y un instrumento eficaz para conseguir que los eventos de trabajo den sus mejores resultados. En MHeventos te proponemos diversas actividades de team building en la naturaleza que, seguro, ayudarán a convertir tus reuniones en todo un éxito. ¿Necesitas más información?
Confía en MHeventos, tu equipo y tu compañía te lo agradecerán.
