Algunas recomendaciones para organizar tus reuniones de trabajo

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Organizar reuniones de trabajo puede resultar, como poco, trabajoso y cansado. Por no hablar del tiempo y el esfuerzo que le supone a la persona de la empresa que se encargará de tal función. Y sobre todo, del estrés que le puede causar en un momento dado si no se organiza bien a la hora de organizar (valga la redundancia) la reunión en cuestión.

En ocasiones, estos menesteres se dejan en manos de agencias especializadas. Pero otras veces, y más aún cuando no son reuniones de gran envergadura, es algún directivo o mando intermedio quien se encarga de preparar tales eventos. Por ello, si eres tú la persona en la que han confiado para la organización del evento corporativo, toma nota de estos pequeños consejos para organizar tus reuniones de trabajo. Te ayudarán a que todo salga según lo previsto, y además te ahorrarán muchos paseos innecesarios.

Como es habitual, en MHeventos, tu espacio con alojamiento para reuniones corporativas en plena Sierra de Madrid, nos preocupamos por nuestros clientes. Y por eso, esperamos que este artículo sirva para hacer que tu trabajo de organización, y por consiguiente, las reuniones que prepares sean más fluidas, eficaces y eficientes.

El tema y los objetivos tienen que estar bien claros

Claros y cristalinos. El tema suponemos que te lo han dado, pero los objetivos los tienes que definir tú. Y muy bien, si no quieres que la reunión vaya mal ya desde el principio. Es decir, antes de dar ningún paso, tiene que quedar claro cuál es la finalidad de la reunión que vas a preparar.

No podemos organizar un evento del mismo modo si se va a presentar a los empleados un nuevo producto que la compañía quiere poner a la venta, que si de lo que se trata es de buscar una puesta en común de ideas sobre una cuestión relativa a la operatividad de la empresa. Tampoco tendrá nada que ver una reunión enfocada a la motivación e incentivo de los trabajadores, que otra cuyo objetivo sea el de informar al personal de próximos cambios en la organización. Está claro que una clara definición de los objetivos es fundamental para el éxito de nuestro evento.

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Organiza tus reuniones de trabajo con tiempo de sobra

Y no nos referimos únicamente a que no lo dejes de un día para otro (sabes que eso puede acarrear muchos problemas de disponibilidad tanto del alojamiento y el espacio de trabajo como de los propios asistentes). Hablamos también de que organices las jornadas del evento dejando tiempos muertos, tiempo sobrante. Porque siempre es más que probable que la agenda se dilate por diversas causas. Y lo que nunca resulta provechoso es tocar los temas previstos con prisa y de malas maneras. Al final, no sirve para nada.

Por ello, creemos que es mejor calcular los tiempos con un margen de error amplio o una duración algo superior a la prevista. Te ponemos un ejemplo. Has previsto 6 horas de reuniones de trabajo por jornada, pero el primer día ya han durado dos horas más de lo previsto. Con esto tenemos dos problemas. Uno, que probablemente has subestimado el tiempo que ibas a necesitar por día, y en las siguientes jornadas tendrás que acortar los puntos a tocar, si no quieres que se repita el retraso. Es decir, no podremos ver todo lo que estaba incluido en la orden del día. O eso o alargar una jornada más las reuniones, siempre que la disponibilidad lo permita. Y dos, desde el primer momento los asistentes se desmotivarán si ven que los tiempos no se cumplen y que se les está quitando un poquito de su ocio. Más vale que sobre…

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El lugar es muy importante

Por eso te aconsejamos que celebres tus eventos corporativos en espacios tranquilos, rodeados de naturaleza a ser posible. Y con alojamiento para los asistentes, sobre todo si la reunión se alarga a varios días. Si no es así y eliges un espacio de trabajo sin alojamiento, obligarás a los asistente a tener que desplazarse, con las consiguientes molestias o retrasos que esto puede conllevar. Por el contrario, optar por instalaciones para el evento que incluyan alojamiento hará que el trabajo sea más distendido, menos monótono y casi un aliciente para los empleados. De hecho, si las reuniones están bien organizadas, serán además una buena manera de motivarlos haciéndoles desconectar de la rutina laboral diaria. Y más aún si celebras tus reuniones en la naturaleza, un plus para todo el equipo de trabajo.

Recuerda que en MHeventos te ofrecemos completas instalaciones en la naturaleza (Sierra Norte de Madrid) para tus eventos corporativos y una variedad de alojamientos para todos los asistentes. Así como restaurante/servicio de catering y actividades de teambuilding para completar el evento. Ponte en contacto con nosotros y solucionaremos todas tus dudas.

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Envía la agenda completa a todos los asistentes con antelación

Para organizar tus reuniones de trabajo con éxito, no debes olvidar que los asistentes tienen que estar al tanto de todo con suficiente antelación. Envíales la agenda completa en cuanto la tengas lista y pide que confirmen su asistencia. Si no, no podrás gestionar correctamente la reserva de las salas de reuniones. el alojamiento y la manutención. Y todo serán complicaciones al final.

Es buena idea también pedir a los asistentes ideas y sugerencias antes del comienzo de las jornadas de trabajo, y que envíen sus peticiones especiales si las hay. Alérgenos, preferencias, necesidades específicas, etc.

Por último, es conveniente dejar muy claro qué servicios/gastos incluye la empresa y cuáles han de correr por cuenta propia. E incluso si se han estipulado algunas normas de asistencia para las reuniones.

Prepara el contenido de las reuniones a conciencia

Sí, la presentación del contenido y el propio contenido son primordiales. Sin embargo, aquí nos referimos a que prepares ese contenido en varios formatos, utilizando distintos documentos que lo ilustren. Pero sobre todo, realiza varias copias de seguridad de todo lo que hayas preparado, por si fallara algo (los medios audiovisuales, por ejemplo, o la conexión a internet). De este modo, podrás seguir con la reunión sin problema alguno.

Y una vez organizada la reunión de trabajo, solo te queda…

  • Respetar la agenda y los horarios. Te lo van a agradecer.
  • Poner cuidado en tus dotes de comunicación: no dar la espalda, hablar alto y claro, sonreír.
  • Hacer que tus asistentes participen, consiguiendo así reuniones más amenas y provechosas.

Seguro que si sigues todos estas recomendaciones, tu reunión de trabajo será todo un éxito.

Confía en MHeventos.

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