Eventos: ¿ciencia o arte?

Madrid está lleno de eventos empresariales. Estos días se ha organizado el COP25, la cumbre del clima que anualmente organiza la ONU. Organizadores, hoteles, recintos feriales y de congresos están implicados en la logística para que un evento como el COP25 se haya celebrado tiempo récord. Tan sólo un mes. Pero, ¿cómo se ha producido?.

Después de muchos años celebrando eventos estoy convencido de que la fase estratégica previa es la más importante. Si no tenemos claro la parte estratégica, la parte operativa de organización sólo valdrá para malgastar el dinero. Por otra parte hay magníficos organizadores, con muchísima experiencia que la parte operativa la hacen fenomenal.

Las claves para la celebración de un evento

Qué pretendemos con el evento

Un evento comercial que pretenda impulsar las ventas de determinado producto, pongamos por caso vender lavadoras, es muy distinto a un evento de toma de decisiones medioambientales entre países. Aunque hay que reconocer que entre ambos la venta siempre está presente.

Por tanto tenemos que responder a las preguntas: ¿Para qué organizo el evento?. ¿Qué objetivos pretendemos?. ¿Es coherente con la misión y valores de mi empresa?.

A quién va dirigido.

Un congreso de médicos organizado por un laboratorio farmacéutico con el objetivo de impulsar ventas poco tiene que ver con un congreso médico organizado para informar de las últimas terapias contra el cáncer. Ni tan siquiera el target de médicos al que nos dirigimos será el mismo.

En el caso del COP25 hay una zona azul, en la que se encuentran los stakeholders que toman decisiones: técnicos y políticos de los diferentes países, empresas, representantes de la sociedad civil y otros. Y la zona verde en que está el resto.

Mi madre dice que el que mucho abarca poco aprieta. Eso le puede pasar a los eventos que pretenden llegar a todo el mundo. Mi consejo siempre es enfocar el target al máximo posible, conociendo el perfil del usuario o “buyer persona” lo mejor posible.

Cómo lo organizamos.

Es cómo hacer la parte operativa. Comunicación y distribución, logística, precio, diseño del producto o servicio. En esta fase están la mayor parte de las agencias organizadoras.

La mayor parte de los esfuerzos se centran en esta parte sin tener en cuenta la parte estratégica. Los ejecutivos promotores te dirán que lo tienen todo pensado a nivel estratégico, pero no es verdad en la mayor parte de las ocasiones. Y es que las prisas y el día a día, sobretodo si planeas organizar un evento en Madrid, es un come personas, y los plazos acaban pasando por encima.

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Organizar un evento en Madrid: ciencia

El Business Model Canvas, lean y otros

Hace unos años han aparecido herramientas para aclararnos un poco, y poner el foco en el cliente. Son procesos muy visuales que nos ayudan a entender el negocio en el que estamos, y también son aplicables al “negocio” del evento. Independientemente de que ganemos dinero o no con él.

Abajo el esquema del método lean canvas. Estoy de acuerdo con él, salvo en llamarlo ventaja “injusta”.

Organizar Eventos en Madrid

Design thinking

Un proceso que nos ayuda a innovar de forma sistemática, desde el punto de vista del cliente. Empieza por un intento de conocer en profundidad al cliente desde el punto de vista de las emociones, pensamientos etc hasta dar con una solución que se testea y se revisa y comprueba con el cliente a base de “iteraciones” para mejorar nuestro evento en sucesivas ediciones o descartarlo.

 

Organizar un evento en Madrid: arte.

Efecto WOW

A veces una genialidad artística nos da un empuje al evento que hace que sea memorable, y nos ayuda a generar un momento WOW.

El design thinking nos puede ayudar a crear ese momento WOW, pero hay personas geniales, auténticos artistas, que de una forma espontánea proponen soluciones. Identificar ese talento y generar el caldo de cultivo para que el artista sea más productivo es un reto para CEO’s de empresas promotoras y responsables de los eventos, en muchos casos agobiados por las circunstancias e incapaces de tomar decisiones atrevidas, innovadoras y creativas que nos empujen al momento WOW.

A esas personas las he integrado en el proceso del design thinking, la mayor parte de las veces con éxito, pues se dispara la cantidad de soluciones creativas cuando el ambiente es favorable a la creatividad.

Organizar un evento en Madrid o en la Conchinchina

La estrategia tiene que guiar a la operativa. Y la operativa tiene que ser ejecutada al detalle. Pero sobretodo, el evento tiene que emocionar.

La operativa dependerá de un buen organizador. Y el éxito del organizador depende de muchas cosas, entre otra la originalidad de la ubicación y de su adaptación al objetivo del evento y al de los valores y misión de la empresa promotora.

No es lo mismo organizar un evento en un resort en el bosque, donde la gente se aloja en cabañas en los árboles y las reuniones se realizan en plena naturaleza o en salas con grandes cristaleras con vistas a las montañas, que en un hotel de una ciudad en el que la gente se aloja en una habitación anodina y en salas donde no hay ni luz natural. Cada ubicación tiene su impacto en el evento, porque una ubicación emociona, y la otra no.

Por tanto la organización de un evento es ciencia y es arte. Aunque también puede que no sea ninguna de las dos y ser el mayor rollo del mundo. De ti depende.

 

Por: Antonio Gonzalo Pérez
CEO de www.mheventos.com con más de 15 años de experiencia en organización de eventos en la naturaleza.

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