Consejos para elegir el mejor alojamiento para eventos de empresa

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El mejor alojamiento para eventos de empresa debe cumplir una serie de requisitos mínimos. Y sobre todo, garantizarte que puede adaptarse a tus necesidades de una manera eficaz, ágil y rápida. Si no quieres que tus seminarios, reuniones, workshops o presentaciones corporativas estén abocados al fracaso incluso antes de empezar, ten claros una serie de puntos esenciales a la hora de contratar el alojamiento para tus eventos corporativos.

En posts anteriores te hablamos de las claves para encontrar los mejores espacios para reuniones o eventos de empresa. Sin embargo, en este artículo queremos incidir en el factor alojamiento, y no tanto en las salas de trabajo. Por eso, hoy en MHeventos, espacio especializado en reuniones corporativas y celebraciones de empresa en plena Sierra de Guadarrama, y tras años de experiencia en el sector, te ofrecemos una serie de consejos para que aciertes de pleno con la elección de tu alojamiento para eventos de empresa.

alojamiento para eventos de empresa

Dale al alojamiento la importancia que merece

Es decir, cuando estamos organizando cualquier evento corporativo fuera de las instalaciones de la empresa, y buscamos el espacio, lo que nos suele preocupar más es el tipo de salas que ofrece. Y esto no carece de lógica, pues es en esas salas donde pasaremos la jornada laboral y por tanto, es el lugar más importante para nuestro evento. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en la mayoría de las ocasiones los asistentes no podrán volver a diario a sus hogares. Por ello, si no se cuida la elección del alojamiento, esta circunstancia puede afectar negativamente al rendimiento general del evento.

Si lo que quieres es que tus empleados estén a gusto para poder trabajar eficazmente, no centres todas tus negociaciones con el departamento de reservas sólo en las características de las salas. Dale al alojamiento la importancia que merece. Dicho esto, sería ideal disponer del alojamiento en exclusiva para nuestro grupo. Y si no fuera posible, al menos que todos se encontraran en un mismo módulo o ala del establecimiento.

el mejor alojamiento para eventos de empresa

Cierra todos los detalles con el departamento de reservas

Antes de la llegada del grupo, por supuesto. El mejor alojamiento para eventos de empresa será aquel que tenga preparado un documento informativo pero vinculante, tipo confirmación de reserva, en donde se estipulen todos los detalles y condiciones de la reserva, así como las prestaciones de las habitaciones y de las salas preparadas para el evento, y todos los servicios extra contratados. Es decir, si es el cliente (tú en nombre de tu empresa) el que se encarga de organizar el evento, tendrá que solicitar disponibilidad y presupuesto de todo aquello que necesite. Por su parte, el alojamiento deberá detallar todo aquello que pueda ofrecer al cliente, con horarios y prestaciones, condiciones y precios. Este tipo de documento, completo y detallado, evitará malentendidos y posibles errores cuando el grupo ya esté in situ, algo que puede resultar muy molesto y dificultar considerablemente el discurrir normal del evento.

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Procura que el reparto de habitaciones sea lo más ecuánime posible

Muy importante para evitar malestar o molestias innecesarias entre los asistentes. En ocasiones, y dependiendo del grado de confianza del grupos, es inevitable que una vez se llega al alojamiento los compañeros se pongan a comparar las habitaciones de cada uno. Aunque no sea de manera directa o menos explícita, sí que puede tomarse a veces a mal una asignación que ha sido hecha simplemente de manera aleatoria. Para evitar esta situación, primero, es conveniente recopilar las preferencias de los empleados o asistentes al evento. Y segundo, como decíamos antes, dejar bien claro con recepción qué prestaciones tiene exactamente cada una de las habitaciones. Por último, insistimos en que cuanto más similares sean las habitaciones entre sí, mejor será. Tanto para la empresa (podrá conseguir una tarifa unificada), como para los asistentes. Y hasta incluso para el alojamiento, ya que se le facilitará la gestión del grupo.

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El mejor alojamiento para eventos de empresa debe garantizar los servicios que ofrece

Se supone que una vez cierres el acuerdo con el departamento de reservas del alojamiento, ya tendrás una fiel idea de aquellos servicios de los que podréis disponer tú y tu grupo. Normalmente, todos los servicios serán además contratados de antemano. A lo que nos referimos es, entonces, que si eventualmente han tenido que suspender algún servicio o prestación, o si por cualquier razón los horarios o condiciones de dichos servicios se ven reducidos o suspendidos, desde recepción tendrán que ofrecerte una serie de soluciones que incluyan alternativas ágiles y factibles.

Comprueba que exista buena conectividad

Es esencial que el alojamiento elegido para tu evento de empresa disponga de buena conectividad al menos en las salas en las que trabajar. Aunque lo ideal es que también llegue bien a todas las habitaciones. Porque muchos clientes querrán esa wifi rápida para su ocio personal. Y otros necesitarán incluso conexión para seguir trabajando o preparando la exposición o el meeting del día siguiente. Una wifi deficiente puede arruinar un evento corporativo, por lo que deberás asegurarte de que la señal es óptima en todos los espacios en los que se requerirá.

Por otro lado, también es conveniente que el alojamiento disponga de los servicios mínimos de oficina que pudieras necesitar. Nos referimos a impresora, escáner, fotocopiadora, cargadores, incluso material de papelería o similar. Se trata de cosas muy básicas pero que, en caso de necesidad y si coincide con la falta de existencias, puede entorpecer y mucho el discurrir de los eventos que se estén celebrando.

Apuesta por aquellos alojamientos que dispongan de una buena oferta de ocio

El mejor alojamiento para eventos de empresa tiene que saber ofrecer ocio a sus huéspedes. Tiene que ser consciente de que sus clientes acuden a trabajar y por ello, necesitan dos cosas fundamentales. Una, descansar convenientemente, por lo que un alojamiento poco bullicioso con personal discreto en sus labores será ideal. Y dos, entretenerse y desconectar tras esas largas jornadas de trabajo.

El alojamiento ideal para eventos deberá disponer como mínimo de salones comunes o áreas de descanso. Quizá librería, sala de televisión o de juegos. Lugares en los que los asistentes a los eventos puedan compartir un momento de ocio con los compañeros. Y que no se vean restringidos a pasar de la habitación a la sala de reuniones y viceversa. Y por supuesto, teambuilding o actividades de turismo activo en la naturaleza. Eso sí que ya sería el mejor alojamiento para empresas que podrás encontrar.

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