Consejos sobre cómo dirigir un evento de empresa y que sea todo un éxito

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Acertar a la hora de saber cómo dirigir un evento de empresa es algo que se da por sentado cuando se tiene algún cargo de relevancia en la compañía. Sin embargo, no existe ningún manual de instrucciones para explicarnos cómo conseguir que el evento sea fructífero, que todo salga como se había previsto y que los asistentes no desfallezcan de aburrimiento. Y no nos referimos únicamente a su organización, circunstancia ésta de la que se pueden ocupar agencias especializadas o espacios para empresas como el nuestro, en donde siempre hacemos lo posible por atender las necesidades de nuestros clientes. Hablamos también de que el programa previsto se desarrolle adecuadamente y que los objetivos establecidos se vean cumplidos.

Hoy en MHeventos, tu espacio para celebraciones y reuniones corporativas en la naturaleza, te damos algunos consejos que nos parecen bastante útiles para conseguir que tu evento sea tal y como lo habías planeado o incluso mejor. Siempre desde la perspectiva de llevar años poniendo nuestros espacios, instalaciones y servicios a disposición de un buen número de clientes de empresa. Esperamos que te resulten interesantes.

Lo primero es la organización

Y es que lo primero es lo primero, y por ello se requiere organización desde el primer minuto en que planeamos un evento corporativo. Lo fundamental, antes de ponerse a organizar todos los detalles de una reunión o celebración de empresa, es que los objetivos estén muy claros y bien definidos. Qué se busca y qué se pretende obtener. Decidir cuántas jornadas serán necesarias para celebrar el evento y preparar un borrador con los horarios provisionales. Después, lo que queda son los trámites de reserva de alojamiento, salas y demás servicios, algo en lo que el equipo de MHeventos estará encantado de ayudarte. Aunque lo más habitual sea que este proceso se delegue en alguien distinto al director de las reuniones, con el fin de no sobrecargarle de trabajo burocrático.

Comprobar después las posibles necesidades de los asistentes

Si quieres saber cómo dirigir un evento de empresa y que todo salga bien, ten una visión global pero no olvides los detalles. Incluso aunque no seas tú quien se ocupe de buscar el alojamiento, salas o restaurante, preocúpate de que las eventuales particularidades (necesidades alimentarias, alergias, preferencias, etc.) sean indicadas antes de llegar al alojamiento. Si los asistentes no están a gusto durante las reuniones o si surge algún problema por falta de previsión, el desarrollo del evento puede convertirse en un fracaso.

Prepara una agenda con el programa detallado del evento

Imprescindible para dirigir cualquier evento de empresa, la agenda tiene que ser de uso común y compartida por todos. Un programa detallado evita retrasos, malentendidos, y ese tipo de cosas que suelen venir provocadas por la desinformación. Prepara la agenda del evento corporativo y hazla llegar a todos los asistentes. Y por supuesto, asegúrate de que la reciben.

cómo dirigir un evento de empresa

Ten siempre en cuenta la opinión de los presentes

Y por ello es necesario dejar siempre un espacio de tiempo al final de cada jornada o reunión para ruegos y preguntas, ideas o sugerencias. Si quieres saber cómo dirigir un evento de empresa y no caer en el intento, escucha a los asistentes, porque quizá puedan aportarte mucho más de lo que esperas. Es una buena idea involucrarlos también de otro modo en la celebración del evento. Ofreciéndoles algunos roles como por ejemplo, una persona encargada de revisar, contrastar y anunciar la agenda del día. O incluso la presentación de temas concretos como introducción a los mítines, formaciones o cualesquiera que sean los tipos de eventos corporativos que se estén celebrando.

Respeta los tiempos de descanso

Nunca sabrás cómo dirigir un evento de empresa correctamente si no eres capaz de controlar los tiempos. Tanto los de trabajo como los de descanso. Es esencial que se acaten los horarios, sin sobrepasar los tiempos estipulados de cada reunión o encuentro. Pero aún más importante es respetar los tiempos de ocio y descanso de los asistentes. Si esto no se hace, ten por seguro que la atención y el rendimiento caerán en picado. Pero además, tu reputación como director u organizador de reuniones en tu empresa se verá seriamente dañada.

cómo dirigir un evento de empresa

Aparca ordenadores, tabletas y móviles para evitar distracciones

Pídelo amablemente a los asistentes cuando entren a las salas cada día. Por supuesto, siempre que no sean indispensables para el desarrollo del evento. Prepara alguna mesa en donde puedan depositarlos mientras duren las reuniones de trabajo. Si no lo haces así, corres el riesgo de que no presten atención al tema que se esté tratando. Aunque al principio puedan mostrarse reacios a no usar sus equipos o teléfonos, acabarán comprendiendo la necesidad de hacerlo.

Intenta realizar alguna sesión al aire libre

Si hubiera un libro de instrucciones de cómo dirigir un evento de empresa y que fuera todo un éxito, seguro que esta opción sería de las primeras. Trabajar en un ambiente distendido, al aire libre y si puede ser, rodeados de naturaleza, eso es garantía de motivación, implicación y por ende, una mayor productividad. Y eso es lo que precisamente te ofrecemos en MHeventos, una serie de espacios totalmente inmersos en un hermoso paraje de la Sierra de Guadarrama, el Valle del Alto Lozoya. Un lugar a una hora de Madrid que conjuga funcionalidad para tus reuniones y espacios en el exterior para la distensión de los asistentes o para amenizar las jornadas de trabajo. Todo un acierto para cualquier evento.

Incluye en el programa al menos una actividad de ocio o de team building

Lo que prefieras o lo que veas más adecuado para tus empleados. Sea lo que sea, dales un pequeño incentivo para mantener la ilusión y las ganas de rendir a tope y dar lo mejor de ellos mismos. Recuerda que en MHeventos somos especialistas en ocio al aire libre y en actividades de team building. Quizá lo ideal sea una de estas propuestas de ocio al día, pero si las estrecheces de la agenda y las imposiciones del calendario no te lo permiten, al menos planifica una de estas divertidas actividades al final del evento de empresa, como colofón y cierre. Los asistentes te lo agradecerán, aparte de estar ya motivados para el próximo evento de empresa. Y además, conseguirás que guarden un agradable recuerdo de las jornadas de trabajo y que te reconozcan como un manager impecable.

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