7 claves para encontrar los mejores espacios para tus reuniones de empresa

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Si quieres encontrar los mejores espacios para tus reuniones de empresa, y aún no sabes ni por dónde empezar a buscar, aquí tienes algunas claves para hacerlo. En MHeventos llevamos años ofreciendo nuestros espacios a un buen número de compañías de todo tipo. Más de una década dedicándonos a que las reuniones de empresa de nuestros clientes sean todo un éxito. Tres lustros esforzándonos para que nuestros servicios sean exactamente lo que necesitas para tu evento de empresa. Nuestra experiencia nos avala, y por ello, hoy desde Mheventos te damos algunas claves y consejos para que elijas los mejores espacios para tus reuniones corporativas.  Y para que así, el resultado de vuestro trabajo sea lo más fructífero posible.

1.Prioriza los espacios ubicados en la naturaleza pero con buenos accesos

Una reunión de empresa es, como bien sabemos, cien por cien trabajo, pero no por ello tiene que ser excesivamente seria y aburrida, ni mucho menos convertirse en un castigo para los asistentes. Y en este aspecto, el espacio elegido jugará un papel muy importante, si no crucial. Porque para que el trabajo sea fructuoso y boyante, el trabajador ha de estar a gusto. Entonces, si optas por espacios urbanos, fríos e impersonales para celebrar tus reuniones de empresa, tus empleados difícilmente podrán desconectar. Y ya sabes que si no desconectan, el trabajo se convertirá en desidia, y las reuniones en una penitencia. Por estas razones, creemos que lo ideal es elegir un espacio ubicado en la naturaleza, como nuestra maravillosa sierra madrileña. Un lugar que ofrezca un ambiente saludable y una atmósfera distendida, que haga que a uno le entren ganas de trabajar con alegría nada más llegar. Eso sí, el acceso a la zona ha de ser fácil y contar con aparcamientos suficientes.

2.Asegúrate de que las salas de reuniones sean confortables

Si puedes hacer una visita antes de celebrar el evento, mucho mejor. Y si no es así, aclara ciertos puntos con los responsables del espacio que vayas a contratar. El primero, por supuesto, la capacidad y la disposición de las salas, pero sobre todo que dispongan de suficiente luz natural. Imagina toda una jornada con luz artificial, lo que supondría para nuestra maltratada vista, y eso sin contar la continua exposición de nuestros ojos a todo tipo de pantallas. Asegúrate, igualmente, de que las salas y las instalaciones en general sean cómodas, acogedoras y confortables. Lo mismo con respecto al mobiliario. Si no es así, las jornadas de trabajo pueden convertirse en una verdadera pesadilla.

Espacios para reuniones de empresa3.Deja bien claro antes del evento el equipamiento que incluyen las salas

Otra de las claves para elegir los mejores espacios para tus reuniones de empresa es saber el equipamiento que se incluye. Material de papelería, equipo de audiovisuales, proyector, pantalla, flipchart, agua y caramelos por cortesía del espacio para eventos, o quizá incluso algún coffee break. Sea lo que sea, menos o más, lo realmente importante es estar seguro de antemano de qué es lo que se incluye y qué no. Evitaremos, así, retrasos en la celebración de las reuniones por falta de cualquier nimiedad, como una simple pizarra o por no disponer de fotocopiadoras en recepción. Insistimos, lo importante no es lo que contenga la sala, sino saberlo antes de la llegada para poder planificar las reuniones correcta y adecuadamente, y sin sorpresas de última hora.

4.Entérate de antemano qué servicios ofrece el establecimiento

Algo imprescindible para elegir los espacios para reuniones de empresa ideales para tu evento es conocer los servicios que se ofrecen, así como sus horarios y condiciones. Por ejemplo, y si contratáis además alojamiento, es necesario estar al tanto de las características y prestaciones de las habitaciones. Si hay o no servicio de lavandería o de habitaciones. Si dispondréis de minibares o de algún tipo de máquinas dispensadoras. O como decíamos antes, si en recepción cuentan con fotocopiadora, escáner, o cualquier otro elemento que podría seros de utilidad. Por supuesto, también sería conveniente informarse sobre todos los horarios del establecimiento: recepción, tienda, restaurante. Y por último, hacer partícipe a todo tu equipo de trabajo de la información detallada sobre los servicios del establecimiento, con el fin de evitar incidencias y quejas de algún asistente a la llegada.

5.Pregunta por la oferta gastronómica y pon atención en su variedad y flexibilidad

Este aspecto es esencial para elegir el espacio perfecto para tus reuniones. Las alergias alimentarias, así como ciertas modas o estilos de vida, son cada vez más frecuentes. Imagina que contratáis servicio de restaurante con menús cerrados y que alguno de tus asistentes es vegetariano o intolerante a la lactosa, y que tanto tú como el restaurante lo ignoráis. Los problemas que puede llegar a causar esta circunstancia son innumerables. Desde la escasez de platos alternativos que os puedan ofrecer, a la incomodidad de ese trabajador tuyo por tener que ser la nota discordante del grupo. Es importante conocer la flexibilidad del restaurante a este respecto, e igualmente informar al establecimiento de antemano sobre las posibles necesidades del grupo. Así, os prepararán todo a vuestro gusto y reduciréis las contrariedades de última hora.

6.Fíjate en los tiempos de respuesta del personal del espacio de reuniones

Aspecto en el que rara vez reparamos pero que puede ser fundamental para que las reuniones de empresa se celebren con normalidad. Y es que el tiempo de respuesta o de acción es muy importante. Si has enviado un correo al establecimiento y han tardado casi dos días en responder. O si pides precios de actividades extra que nunca llegan. O si han quedado en llamarte y el teléfono no suena. Entonces, preocúpate. Porque una vez que estés en el espacio elegido celebrando tu evento corporativo, si esos tiempos se mantienen igual, o bien te armas de paciencia, o bien los nervios acabarán contigo. Cualquier pequeña incidencia, un encargo de fotocopias, un desajuste sin importancia en el proyector o en la pantalla que se atasca, y la reunión se retrasa porque el establecimiento no tiene un protocolo establecido sobre los tiempos máximos de actuación.

Espacios para tus reuniones de empresa7.Elige espacios para reuniones de empresa que ofrezcan actividades de team building

El activo más valioso de una empresa es indudablemente el capital humano. Y por ello, los empleados deben estar siempre satisfechos en su trabajo. Así, la motivación se conforma como un eje axial para que el trabajador sea más productivo, y el rendimiento, por tanto, se incremente. En MHeventos llevamos más de 15 años ofreciendo actividades de team building para grupos, ejercicios que fomentan la cooperación y el trabajo en equipo, y que además, sirven para crear un ambiente más relajado y distendido. Si el espacio para reuniones que has elegido organiza este tipo de servicios, los asistentes a tu evento te lo agradecerán.