8 prácticas y útiles aplicaciones para preparar eventos de trabajo

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Encontrar aplicaciones para preparar eventos de trabajo es bastante fácil gracias al avance de la digitalización en nuestros días. Las hay a cientos y cada una cumple con sus funciones de manera más o menos efectiva. La dificultad radica en saber cuál o cuáles de ellas se adaptarán mejor a lo que necesitamos en cada momento para el desarrollo de nuestro trabajo. Si queremos encontrar esa aplicación ideal y no desesperar en el intento, lo mejor es tener muy claro antes de nada para qué vamos a utilizar cada una de las aplicaciones. Es decir, las funciones que les vamos a requerir.

Hoy en MHeventos, tu espacio para eventos y celebraciones de empresa, te hemos preparado una lista con una serie de aplicaciones para preparar eventos de trabajo que nos han parecido más prácticas, funcionales y fáciles de utilizar. Lo más probable es que ya conozcas algunas pero quizá no sepas todas las funcionalidades que pueden brindarte.

Aplicaciones orientadas a la organización

En nuestros eventos de trabajo es muy posible que cada uno de los asistentes tenga asignadas distintas funciones y responsabilidades que han de estar claramente establecidas y anotadas en un espacio común de trabajo. La organización en una reunión o en una presentación de proyecto es fundamental para que las cosas salgan bien.

aplicaciones para preparar eventos de trabajo
Fuente imagen: https://blog.trello.com/

Trello

Trello te ayuda a gestionar eficazmente distintos proyectos en una misma plataforma. Presenta una agenda muy visual que permite asignar tareas a distintos usuarios y en múltiples proyectos de trabajo. Asimismo, se puede reflejar el estado de dichas tareas (si están en proceso, finalizadas o sin empezar). Y por supuesto, todo ello de una manera colaborativa y que incentiva la productividad. Una aplicación para trabajar que, aunque parezca muy simple, es realmente útil.

Evernote

Otra aplicación sencilla pero bastante eficaz para organizar nuestro trabajo, nuestros eventos y hasta nuestra vida privada. Evernote te permite agrupar y gestionar las notas sobre tus reuniones, tus clientes, los plazos establecidos, etc., y añadirles imágenes, documentos y todo tipo de formatos. Además, se puede sincronizar con diversas herramientas de uso común que van desde tu correo electrónico hasta Google Drive pasando por otras como Slack o Salesforce, por ejemplo.

Herramientas para gestionar la comunicación entre los participantes

La comunicación fluida entre los miembros de un mismo equipo de trabajo o entre los asistentes a reuniones de empresa es fundamental. Es cierto que hoy en día existen numerosas herramientas para comunicarse con grupos. Pero si queremos hacerlo bien y darle a nuestras comunicaciones la apariencia formal que se requiere, lo correcto es utilizar una aplicación específica para este fin. 

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Fuente imagen: https://apps.apple.com/

Yammer

Enfocada al mundo laboral, Yammer es una verdadera herramienta para organizar las comunicaciones entre compañeros de trabajo, directivos, ponentes, asistentes a la ponencia y todos aquellos involucrados en el evento que se vaya a organizar. Microsoft lanzó esta aplicación gratuita siguiendo el estilo de las redes sociales. De hecho, su interfaz nos recuerda mucho a ello. Es, sin embargo, una plataforma perfecta para emitir mensajes, notificaciones, compartir documentos y un sinfín de opciones que nos resultarán muy útiles en nuestro trabajo.

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Fuente imagen: https://slack.com/

Slack

Otra de las aplicaciones para preparar eventos de trabajo. Ideal para organizar a todo el equipo y ponerlo en contacto con todos los clientes y todos los proyectos que vayan a tener presencia en las reuniones o eventos corporativos que se vayan a celebrar. Slack ofrece un solo canal que integra las conversaciones de empleados, clientes, proveedores y todo lo que se nos ocurra. Fácil de manejar y de buscar en su historial, lo que hace que la comunicación sea más rápida y fluida. Y finalmente que los resultados mejoren. Slack también ofrece la posibilidad de integración con otras herramientas de trabajo como Google Drive, por ejemplo.

Herramientas para el almacenamiento

Probablemente ya las utilices. O quizá ya sepas que las tienes pero no te has parado a mirar cómo funcionan. Estas herramientas son esenciales para el trabajo en equipo. Cuentan con bastante espacio de almacenaje y te permitirán crear tus propios documentos en varios formatos y compartirlos fácilmente.

Google Drive

El clásico del que ya no podríamos prescindir. Su funcionalidad y su fácil manejo hacen de esta herramienta de Google algo imprescindible en nuestra vida diaria. Drive soporta una gran cantidad de archivos diferentes (hasta 30 tipos distintos) y además nos ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito entre Drive, Google Fotos y Gmail. Sencillo de manejar y verdaderamente práctico. Puedes crear tus propios documentos de todo tipo y compartirlos rápida y fácilmente.

Fuente imagen: https://www.dropbox.com/

Dropbox

Para aquellos que tengan un sistema operativo Linux o versiones antiguas de Mac OS y Windows, Google Drive no funcionará correctamente. Dropbox, sin embargo, servirá también con estas versiones. Ésta es una de las ventajas de Dropbox. Eso sí, algo menos intuitivo que Drive, hay que tener en cuenta que el almacenamiento también es bastante más limitado.

Otras aplicaciones para preparar eventos de trabajo

Todas las herramientas que acabamos de citar hasta ahora son gratuitas. Es decir, disponen de varios tipos de programas, siendo el básico gratis y obviamente con más limitaciones que las versiones Pro, Premium, etc.

Existe igualmente una amplia gama de aplicaciones de pago que ofrecen una demo gratuita para contrastar sus virtudes durante un periodo de tiempo limitado. Una de las más actuales es evenTwo, una plataforma integral que ofrece soluciones específicas para eventos tanto presenciales, como virtuales o híbridos, aunando además todas las funciones necesarias para los eventos en cuestión.

Lo mismo ocurre con Eventool, ligeramente más económica que la anterior, pero también con un buen número de funcionalidades que harán de nuestro evento todo un éxito.

Como decíamos al principio, aplicaciones para tus eventos de trabajo hay muchísimas. Tan sólo tienes que saber establecer tus prioridades y ponerte manos a la obra. ¡Buen trabajo!

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